¿Esto termina siendo una auditoría encubierta?
No, y por eso el acuerdo de uso de resultados se firma antes de levantar el primer dato y se comunica a los participantes. La evaluación mide capacidades organizacionales, no desempeño individual, y el informe no identifica personas. Si lo que la organización necesita es efectivamente una auditoría de cumplimiento, conviene contratar una auditoría y no esto: son instrumentos distintos con propósitos distintos, y mezclarlos inutiliza ambos.
¿Quién participa y cuánto tiempo les toma?
El cuestionario toma entre veinte y treinta minutos y se aplica a jefes de proyecto, profesionales de control, administradores de contrato y jefaturas del área. Las entrevistas en profundidad, de una hora, se aplican a un subconjunto de roles clave. La dedicación total de un participante promedio no supera las cuatro horas en todo el encargo, incluyendo el taller de contraste.
¿Qué pasa si el resultado es bajo?
Es el resultado más común y el más útil. La mayoría de las organizaciones que miden por primera vez queda por debajo del referente, porque el referente describe prácticas medidas y mejoradas, no simplemente existentes. Un puntaje bajo con brechas bien identificadas vale más que uno alto sin evidencia: indica dónde está el espacio de mejora y cuánto vale capturarlo. El informe se escribe para que ese resultado sea presentable hacia arriba sin que nadie quede expuesto.
¿Sirve si ya tenemos una PMO funcionando?
Sí, y suele ser el caso más frecuente. Tener PMO no equivale a tener madurez: una PMO puede estar operando correctamente dentro de un entorno que no le permite incidir. La evaluación distingue entre lo que la PMO controla y lo que depende de decisiones fuera de su alcance, que es justamente la información que una PMO necesita para justificar su presupuesto ante la gerencia.
¿Los resultados se comparan con otras empresas?
Se comparan contra el referente internacional de 67 %, que es la escala que permite conversar fuera de la organización sin exponer datos de nadie. No se entregan comparaciones nominadas con otras compañías, porque los datos de encargos anteriores están sujetos a confidencialidad. Cuando el alcance incluye varias unidades de una misma organización, sí se entrega la comparación interna entre ellas.
¿De qué depende el plazo y el valor del encargo?
Del número de unidades evaluadas, de la cantidad de personas en roles de proyecto y de si la evaluación cubre una gerencia o la compañía completa. El tamaño del portafolio en dinero no influye en el esfuerzo de evaluación, aunque sí determina cuánto vale cerrar la brecha. Una evaluación de una gerencia de proyectos se resuelve habitualmente entre seis y ocho semanas.
¿Cómo sabemos después si la mejora ocurrió?
Repitiendo la medición con el mismo instrumento, que queda en poder de la organización junto con la base de datos y la regla de cálculo. La recomendación habitual es volver a medir entre doce y dieciocho meses después, plazo suficiente para que las acciones del primer horizonte hayan producido efecto. Esa segunda medición puede hacerla la organización sin asistencia externa.